تعريف الجرد بأنه عملية مالية و محاسبية تقوم بها المنشأة فى نهاية السنة المالية بعد الأنتهاء من اعداد ميزان المراجعة و قبل إعداد القوائم، و ذلك بهدف تحديد نتيجة أعمال السنة المالية بدقة إضافة إلى تصوير المركز المالي الحقيقي للمنشأة فى نهاية تلك السنة، وبذلك نجد إن عملية الجرد تتضمن فحصاً شاملاً لجميع الحسابات التى يتضمنها ميزان المراجعة في نهاية السنة المالية فى ضوء المبادئ المحاسبية المتعارف عليها و المقبولة قبولاً عاماُ.
تعريف الجرد
و قيود التسويات الجردية يؤثر على كل من قائمة الدخل و قائمة المركز المالى (الميزانية العمومية)، أي أن تأثير قيد التسوية الجردية يكون على كل من الحسابات الختامية و الميزانية العمومية، و من هنا تبرز أهمية الجرد و التسويات الجردية.
تدوينات ذات صلة بموضوع الجرد
يمكنك الاطلاع علي هذه التدوينات للمزيد من التفاصيل
- التسويات الجردية للمصروفات
- التسويات الجردية للإيرادات
- استخدام ورقة العمل لإجراء التسويات على ميزان المراجعة
أهداف الجرد
- تحديد صافى الربح الفعلي للمنشأة عن السنة المالية المحددة.
- تصوير المركز المالي الحقيقي للمنشأة في نهاية السنة المالية.
- الوصول إلى الأرصدة الفعلية للموجودات، و الأرصدة الفعلية للمطلوبات.
- التأكد من صحة الحسابات و الأرقام الواردة فى ميزان المراجعة.
- إجراء المعالجة المحاسبية للفروق المالية بين القيم الدفترية و القيم الحقيقية لبعض الحسابات عن طريق إجراء قيود التسويات الجردية اللازمة.
أنواع الجرد المحاسبي
الجرد العملي: يقصد به إحصاء موجودات المنشأة كالمخزون مثلاً إحصاء مباشراً أي إحصاء مادياً ثم تقويم هذه الموجودات ووضع النتائج في جداول تدعي بقوائم الجرد.
الجرد الحسابي: يقصد به تدوين القيود الجردية وفقاً للنتائج التي أسفر عنها الجرد العملي ثم أستخراج الأرباح والخسائر الصافية ومن ثم تنظيم الميزانية العمومية.
أوقات الجرد
من المتعارف عليه أن موعد الجرد يتم نهاية السنة المالية وذلك بعد إعداد ميزان المراجعة وقبل التسويات الجردية و قبل إعداد الحسابات الختامية والميزانية العمومية (ق. المركز المالى ) و لكن قد يتم الجرد بصفة دورية حسب متطلبات العمل.
مقالة مقترحة: الجرد و دور المحاسب القانوني.
الجرد السنوي
هو ما يجري فى ميعاد محدد نهاية كل سنة مالية للمخازن و الأصول و العهد ويتم اخذ إقرار موقع منهم بأن الأصناف بعهدتهم موجودة فعلاً وسليمة.
التعليمات العامة لعملية الجرد
- استخدام المستندات اللازمة للجرد وفقاً للنماذج المعدة لذلك * محاضر الجرد * كشوف الجرد.
- لا يجوز إنهاء اجتماع اللجنة إلا بعد تحرير كشف الجرد الفعلي فى نهاية كل يوم من واقع مسودات الجرد الذي تم إعداده خلال اليوم.
- اللجنة مسئولة مسئولية كاملة عن إنقاذ العمل بالصورة المطلوبة و بدون أخطاء.
- العضو الفني مسئول عن صحة الأصناف من حيث مسمياتها وأنواعها.
- علي جميع القائمين بالجرد إثبات جميع المخالفات أولاً بأول دون تقصير.
- مطالبة أصحاب العهد الشخصية فى أخر السنة المالية بتقديم إقرا بما فى عهدتهم و سلامتها ومراجعتها.
تقرير الجرد
بعد الانتهاء من عملية الجرد يتم كتابة تقرير متكامل وتفصيلي حول نتائج الجرد متضمن الفروقات الجردية و المقترحات اللازم معالجتها، بهدف تحسين أداء المخازن و المعوقات التي واجهتها اللجنة مشفوعة بالتوصيات التي تراها اللجنة معالجتها وتلافيها بالإضافة إلى الملاحظات الأخرى وبالأخص:
- الأصناف غير المثبتة في السجلات.
- الأخطاء في وصف وتصنيف الأصناف.
- سوء حالة الأصناف أو نقص إجراءات حفظها.
- الأخطاء في القيد فى السجلات أو طرق التخزين.
- عدم سلامة طرق أو وسائل التخزين أو المناولة وما يترتب عليها من تلف المواد أو تعرضها للحرق أو التلف.
- المواد والأصناف التي تحتاج إلى المزيد من الرقابة و المتابعة المستمرة.
- الفروق الجسيمة التي اكتشفت أثناء الجرد.
- مدى الالتزام بتنفيذ التعليمات والتعاميم الإدارية التي تصدر بخصوص المخازن.
- الأصناف التالفة، الراكدة، المتضررة، وربطها بإجراءات التأمين والتعويض.
- توصيات لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات بالمخازن.
معالجة الفروقات المخزنية محاسبياً
- الحسابات العامة بموجب قوائم الجرد الفعلية المتعمدة وكشوف فروق الجرد السنوية يقوم بإجراء المراجعة اللازمة لتلك القوائم والكشوف.
- التأكد من أسباب وطبيعة الفروقات التي ظهرت.
- الحصول على التقارير والمستندات التي توضح أسباب ظهور تلك الفروقات.
العجز الطبيعي
يكون عائد الى طبيعة المادة المخزنة او التدخلات بين الأصناف المتشابهة عند الصرف منها أو عند الجرد الفعلي ولهذا فأن العجز هنا يعتبر جزء من التكلفة، ويجري القيد المحاسبي التالي بموجب سند قيد اليومية:
من حـ/ مصروفات التشغيل (بحسب مركز التكلفة)
الى حـ/ المخزون
العجز غير الطبيعي
هنا يجب على الإدارة تحديد المسؤول عن حدوث هذا العجز وفي حالة عدم الوصول إلى تحديد المسؤول عن العجز يتم معالجة العجز كما لو كان عجز طبيعي وذلك بعد صدور قرار من الإدارة بذلك، اما اذا تقرر تحميل متسبب بهذا العجز فيجري القيد المحاسبي الآتي:
من حـ/ سلف أو عهد الموظف.......
الى حـ/ المخزون
الزيادة الطبيعية
يكون عائد الى طبيعة المادة المخزنة او الجرد الفعلي أو نتيجة لقيد مواد منصرفة من المخازن لم تصرف فعلا.
تعالج الزيادة الطبيعية بالقيد التالي:
من حـ / المخزون
الى حـ / مصاريف البيع والتوزيع
