محاسب المدفوعات Payable Accountant أو ما يطلق عليه محاسب الموردين و هو المسئول علي كافة المعاملات المرتبطة بالمدفوعات سواء كانت هذة المدفوعات خاصة بالموردين و متابعة العهد و أي مصروفات مثل "مصروفات المرافق، الاشتراكات الشهرية، الاستحقاقات الأخرى.
محاسب المدفوعات Payable Accountant
يتمثل دور محاسب المدفوعات بإختصار فى الحسابات التالية بـ
حسابات الموردين: يبدأ بمراجعة طلبات الشراء والتأكد من الفواتير الشراء و تسجيلها ثم يكمل إجراءات الدفع للموردين ثم متابعة استحقاقات الموردين وإعداد تقارير حسابات الموردين.
حسابات المصروفات: مثل الإيجار و الاشتراكات الشهرية والعهد ومصاريف الكهرباء والاستحقاقات الشهرية الاخرى.
الحسابات الدائنة AP
الحسابات الدائنة AP هي الحسابات مستحقة الدفع للأطراف التي قامت بتزويدنا بالسلع والخدمات (كالموردين لشراء البضائع أو المواد الخام )وتمثل الحسابات الدائنة (الحسابات المستحقة الدفع أو حسابات الموردين) التزام على المنشأة بسداد دين قصير الأجل لدائنيها و يظهر حساب الموردين تحت بند الالتزامات المتداولة ضمن قائمة المركز المالي.
و تتمثل دورة الحسابات الدائنة الكاملة بتتبع الفواتير المستلمة للدفع ، ويتم فحص التفاصيل بشكل صحيح وحسابها مع الطلب للتأكد من السعر والكمية والضرائب والشحن ونوع المنتج وما إلى ذلك، والتي يتم تسجيلها في النظام المحاسبي لبدء عملية الدفع. ومع ذلك، يجب على قسم المشتريات التحقق مما إذا كانت البضائع قد تم استلامها أم لا.
مهام محاسب الموردين
- متابعة أوامر الشراء O.P و الكميات المستلمة فعليا.
- استلام فاتورة الشراء المرسلة من المورد و مراجعة الفاتورة والتأكد من المستندات
- متابعة المستندات المتعلقة بالضرائب ( ضريبة القيمة المضافة و ضريبة الخصم والإضافة).
- متابعة شروط السداد سواء كان هناك تعاقد أو شراء مباشر.
- تسجيل فواتير المشتريات.
- تسجيل المدفوعات للموردين و الخصومات المكتسبة.
- تسجيل الاستحقاقات الأخرى."الاستحقاقات الأخرى قد تتمثل في الإيجارات و الاشتراكات و مصروفات المرافق كالكهرباء و التليفون و غيرها".
- تسجيل عهد الموظفين بالمنشأة.
- تقرير مديونية الموردين و أعمار الذمم للموردين
- متابعة دفعات الموردين وسدادها فى المواعيد المتفق عليها.
- أجراء مطابقة الحسابات مع الموردين كل فترة محددة.
- إعداد التحليل المالي لحسابات الموردين فى نهاية السنة المالية.
- متابعة سداد الاستحقاقات الأخرى بخلاف الموردين.
- متابعة تسوية العهد مع الموظفين بالشركة.
مقالة مقترحة للقراءة: تحليل القدرة علي سداد الديون.
قيود المحاسبة لـ محاسب المدفوعات
قيد استحقاق
و المزيد من التفاصيل : عن قيود المشتريات
ما هو الـ 3-Way Match؟
الـ 3-Way Match هو عملية محاسبية أساسية ومهمة جدًا في إدارة حسابات الدفع (Accounts Payable). الهدف الرئيسي منها هو التحقق من صحة الفواتير قبل الموافقة على دفعها، مما يساهم في تقليل الأخطاء ومنع الاحتيال.عبر عملية مطابقة ثلاث مستندات رئيسية لضمان أن الشركة تدفع للموردين بناءً على شروط دقيقة وصحيحة. هذه المستندات هي:
1. طلب الشراء (Purchase Order - PO): المستند الذي تصدره الشركة لطلب شراء بضائع أو خدمات من المورد. يحتوي على تفاصيل مثل الكمية، الأسعار، وشروط الدفع.
2. إشعار الاستلام (Receiving Report): المستند الذي يثبت أن البضائع أو الخدمات قد تم استلامها فعليًا. يتضمن معلومات عن الكميات المستلمة.
3. الفاتورة (Invoice): المستند الذي يصدره المورد ويُحدد فيه المبلغ المستحق بناءً على الكميات والأسعار المتفق عليها.
كيفية تنفيذ 3-Way Match
1. المقارنة بين المستندات:
• السعر: هل السعر في الفاتورة يطابق السعر المذكور في طلب الشراء؟
• الكمية: هل الكمية المستلمة تتوافق مع الكمية المذكورة في الفاتورة و طلب الشراء؟
• الشروط: هل شروط الدفع في الفاتورة متطابقة مع الشروط المحددة في طلب الشراء؟
2. في حالة التطابق: يتم اعتماد الفاتورة للموافقة على الدفع.
3. في حالة وجود اختلاف: يتم التواصل مع المورد أو الجهة المسؤولة (مثل قسم المشتريات والمخازن) لحل الاختلافات.
