نتناول في هذه التدوينة نبذة على النظام المحاسبي فى الجمعيات التعاونية . أولا نتعرف على نظام المحاسبة المالية باعتباره الأداة أو الوسيلة - وأنه مجموعة من العناصر المترابطة و المتكاملة , التي تتفاعل معاً لتحقيق أهداف المحاسبة المالية .
النظام المحاسبي في الجمعيات التعاونية
يتكون نظام المحاسبة المالية من العناصر الثمانية التالية
1- المجموعة المستندية
تعتبر المستندات مصدراً للقيد فى الدفاتر و السجلات و هي بمنزلة أدلة موضوعية قابلة للتحقيق , و تؤيد الأحداث الأقتصادية المختلفة الخاصة بالوحدة المحاسبية , و يمكن التمييز بين ثلاث مجموعات المستندات هي :
- المستندات الخارجية : و هي مجموعة من المستندات تحصل عليها الوحدة المحاسبية من الغير لتأييد وقع حدث أو أحداث معينة تكون الوحدة المحاسبية أحد أطرافها , و تعد هذة المستندات أساساً لقيد هذا الحدث و إثباته , و تشمل المستندات الخارجية فواتير الشراء , الشيكات و الكمبيالات و الإيصالات و الإشعارات الواردة .... الخ
- المستندات الداخلية الخارجية : و هي مستندات من صنع الوحدة المحاسبية نفسها لتأييد أحداث تمت بين الوحدة المحاسبية و الغير مثل فواتير المبيعات و الكمبيالات التي تقبلها المنشأة و تكون مسحوبة عليها .
- المستندات الداخلية : و هي مستندات من صنع الوحدة المحاسبية نفسها لتأييد أحداث تمت بين الأقسام و الإدارات المختلفة المكونة للوحدة المحاسبية مثل أذون الصرف و كشوف الأجور و كشوف الاهتلاكات و كشوف النفقات .
للمزيد من كتب الجمعيات التعاونية يمكنك الاطلاع علي تدوينة محاسبة المنظمات غير الربحية .
2- مجموعة الدفاتر و السجلات
و تتكون المجموعة الدفترية من الدفاتر و السجلات التي تستخدم لقيد الأحداث الاقتصادية المختلفة و إثباتها و يمكن التمييز بين نوعين من الدفاتر و السجلات هما :
- الدفاتر و السجلات المحاسبية : و هي دفاتر و سجلات يتم القيد و التسجيل فيها طبقاً الأستاذ المساعدة و العامة , و يتحدد عدد هذه الدفاتر و نوعها كما يتم تصميمها فى ظل الطريقة المحاسبية التي تتبناها الوحدة المحاسبية .
- الدفاتر و السجلات الأخري الرقابية أو الإحصائية ومن أهمها :
* سجل الأعضاء * سجل الأسهم * سجل محاضر جلسات مجلس الإدارة و الهيئة العامة
* سجل المعاملات مع الأعضاء * سجل المعاملات مع غير الأعضاء
3- دليل الحسابات
يجب أن يتضمن النظام المحاسبي دليلاً للحسابات , و يحتوي على تبويب لحسابات الوحدة المحاسبية فى مجموعة مترابطة و متجانسة , لتحقيق أهداف محددة بالإضافة إلي تحديد مكونات كل مجموعة , و يجب أن يتصف دليل الحسابات بالمرونة و الوضوح والشمول و السرعة في استخراج المعلومات و لتحقيق تلك الخصائص يفضل استخدام طريقة المجموعات الرقمية فى وضع دليل الحسابات فى الوحدات التعاونية , حيث يعطي الرقم (1) لمجموعة الأصول و الرقم (2) لمجموعة الالتزامات و الرقم (3) لمجموعة المصروفات , و الرقم (4) لمجموعة الإيرادات .4- مجموعة القواعد الإجرائية
و تشمل الطرق و المبادئ و الأساليب و الإجراءات المحاسبية التي يجب على المحاسبين الالتزام بها5- مجموعة تعليمات وضوابط الرقابة الداخلية
من شأن هذة التعليمات و الضوابط أن تكفل دقة عمليات التشغيل داخل النظام المحاسبي و صحتها .6- الوسائل و الأدوات المادية
يجب أن يتضمن النظام المحاسبي التسهيلات الملائمة التي من شأنها أن تحقق مزيداً من الكفاءة والفاعلية فى تشغيل النظام المحاسبي , و تختلف هذه الوسائل و تتفاوت من مجرد الأدوات الكتابية البسيطة إلي استخدام أحدث أجيال الحاسبات و يجب على مصممي النظام المحاسبي أن يأخذوا إمكانات المنشأة فى الحسبان عند اختيار وسائل و أدوات النظام حتى يكون النظام المحاسبي ذا جدوى .
7- الإمكانات البشرية
و يقصد بها الخبرات التي يتطلبها النظام المحاسبي و الممثلة فى هؤلاء الأشخاص الذين تسند إليهم مهام تخطيط النظام المحاسبي و تصميمه و تشغيله و رقابته .
8- مجموعة التقارير المالية الدورية و القوائم الختامية
يتضمن النظام المحاسبي مجموعة من التقارير المالية الدورية و القوائم الختامية التي تمثل أداة لنقل المعلومات المحاسبية من مراكز إنتاجها بالمنشأة إلي مستخدمي هذه المعلومات و المنتفعين بها سواء داخل الوحدة المحاسبية أم خارجها , من أهم التقارير و القوائم المالية (قائمة الدخل - قائمة المركز المالي - قائمة مصادر الأموال و استخداماتها) .للمزيد من الملفات عن إعداد النظام المحاسبي .
مصدر التدوينة : كتاب المحاسبة فى المنشآت المتخصصة _ تأليف د/ حسن زكي (جامعة دمشق = 2011 م).