نستعرض فى هذة التدوينة الأخطاء المحاسبية بالنسبة للسادة المبتدئين فى مهنة المحاسبة نتعرف فيها علي أنواع الأخطاء المحاسبية و التبويب الخاص بتلك الأخطاء.
الأخطاء المحاسبية
الدورة المحاسبية من تسجيل و ترحيل و ترصيد ميزان المراجعة و التسويات الجردية و إعداد القوائم المالية , و لا شك أن الأمر لا يخلو من إمكانية حدوث بعض الأخطاء هنا أو هناك , في القائمون بالعمل بشر والبشر معرضون للخطأ بطبيعة الحال , و قد خصصاً هذة التدوينة للعرض الأخطاء المحاسبية بالتفاصيل بداية من أنواعها و الأثر الذي يحدثه كل نوع منها وسائل إكتشافها , كيفية تصحيحها .
أنواع الأخطاء المحاسبية
1- أخطاء الحذف السهو : و هي الأخطاء التي تترتب على عدم قيد أو ترحيل عملية فى الدفاتر إما كلياً أو جزئياً .
2- الأخطاء الكتابية : و هي الأخطاء التي تحدث أثناء التسجيل فى دفتر اليومية أو الترحيل من دفتر اليومية إلي دفتر الأستاذ , مثل الخطأ فى إثبات المبلغ و الخطأ فى إسم الحساب .
3- أخطاء التوجيه المحاسبي أو الأخطاء الفنية : و هي الأخطاء التي تترتب على عدم تطبيق القواعد الفنية السليمة فى المحاسبة نتيجة عدم الإلمام أو الجهل بالمبادئ المحاسبية المقبولة قبولاً عاماً , مثل الخلط بين المصروفات الإيرادية و المصروفات الرأسمالية .
4- الأخطاء المعوضة أو المتكافئة : و هي الأخطاء التي تعوض بعضها البعض , كما لو نقصت مدفوعات الخزينة 1000 جنيه وزدات مدفوعات البنك بنفس البنك بنفس المبلغ.
تبويب الأخطاء المحاسبية
بالرغم من أن التقسيم السابق قد يفي بالغرض فيما يتعلق باستعراض أنواع الأخطاء المحاسبية , إلا أنه لا يساعد على سهولة إكتشاف الأخطاء و تصحيحها , لذا يكون من المناسب تقسيم الأخطاء إلى مجموعات كل مجموعة يكون لها صفة أساسية تميزها عن باقى المجموعات بالشكل الذي يساعد على إكتشاف الأخطاء و م ثم إتباع الإجراءات المناسبة لتصحيحها , بناء على ذلك يمكن تبويب الأخطاء المحاسبية إلى المجموعات
اولاً : التبويب على حسب نوع الخطأ
1- أخطاء الحذف و السهو : و يقصد بأخطاء الحذف و السهو إغفال إثبات بعض العمليات المالية فى دفتر اليومية و بالتالي عدم ترحليها أحد طرفي القيد أو كليهما إلي الحسابات المختصة بدفتر الأستاذ . ومن الملاحظ أم مثل هذا النوع من الأخطاء فى العادة لن يؤثر على توازن جانبي ميزان المراجعة , في السهو عن إثبات عملية بالكامل فى دفتر اليومية أو إثباتها و السهو عن ترحيل جانبي القيد لن يؤثر على توازن ميزان المراجعة في نهاية الفترة و إن كان ترحيل أحد طرفي القيد و السهو عن ترحيل الطرف الأخر سيؤثر بالتأكيد على توازن ميزان المراجعة . و غالباً ما يتم إكتشاف هذا النوع من الأخطاء عن طريق المراجعة المستندية سواء قام بها قسم المراجعة الداخلية فى المنشأة أو مراجع الحسابات الخارجي إن وحد . و من الأخطاء المشابهة لأخطاء الحذف أخطاء التكرار ترحيلها إلي الحسابات الخاصة بها فى دفتر الأستاذ و هذة الأخطاء أيضاً لا تؤثر على توازن ميزان المراجعة , و يمكن إكتشافها عن طريق القيام بالمراجعة المستندية . و بعد تصحيح هذا النوع من الأخطاء من أبسط طرق إجراءات تصحيح الأخطاء حيث يتم أثبات أو ترحيل العمليات المحذوفة , و إلغاء أحد قيود اليومية للعملية التي تكرر إثباتها بدفتر اليومية .
2- أخطاء الارتكاب : و يقصد بأخطاء الارتكاب الأخطاء الناشئة عن عدم دقة المحاسب فى عمله أو عدم إلمامه و تفهمة للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها ,
و من أمثلة هذة الأخطاء .- الخطأ فى اسم الحساب و لا سيما في أسماء العملاء و الموردين فمثلاً يمكن إثبات عملية طاء باسم العميل محمود حمود و هو أحد عملاء المنشأة أيضا في حين أن إسم العميل الصحيح الذي يجب أن يجعل مديناً بهذه العملية هو "محمود محمد "
- الأخطاء الرقمية حيث يتم عكس الأرقام كأن تثبت عملية بمبلغ 6500 جنيه بدلا 5600 جنيه أو حذف أو أضافة بعض الأصفار .
- الأخطاء الحسابية التي تحدث عند جمع جانبي القيد المركب أو عند الترصيد .
- الأخطاء الفنية الناشئة عن عدم إلمام و تفهم المحاسب للمبادئ المحاسبية المقبولة قبولاً عاماً . مثل الخلط بين المصروفات و المصروفات الرأسمالية ,
ومثال ذلك إثبات شراء آلات و معدات خاصة بالعمليات الإنتاجية ضمن حساب مشتريات المباعة أو إثبات مصاريف تركيب هذه الآلات المعدات باعتبارها مصروفاً إيراداياً و إدراجها ضمن المصروفات العمومية الخاصة بالفترة التي حدثت فيها.ثانياً : التبويب حسب مكان حدوث الخطأ
1- الأخطاء فى دفتر اليومية : و تعني السهو عن اثبات القيد أو إثباته بطريقة خاطئة سواء فى توجيه الحسابات أو فى صحة الأرقام و بالتي فإن الخطأ فى دفتر اليومية قد يكون أخطاء الحذف أو من أخطاء الأرتكاب أو الأخطاء الفنية كما أن الخطأ فى دفتر اليومية يؤدي إلى إنتقال أثر هذا الخطأ إلى المراحل التالية من الدورة المحاسبية ما لم يتم اكتشافه و تصحيحه .
2- الأخطاء فى دفتر الأستاذ : و تعني الأخطاء فى الترحيل إلي الحسابات , فقد يتم الترحيل إلى الجانب العكسي من نفس الحساب , و هو ما يترتب عليه عدم توازن ميزان المراجعة أو الترحيل إلي الجانب الصحيح من حساب أخر له نفس الطبيعة , و الذي أن يؤثر على توازن ميزان المراجعة كما تتضمن الأخطاء فى دفتر الأستاذ الأخطاء الناشئة علي العمليات الحسابية عند ترصيد الحسابات .
3- أخطاء ميزان المراجعة : و هي الأخطاء التي يتم اكتشافها نتيجة عدم توازن ميزان المراجعة و التي غالباً ما تكون ناتجة عن أخطاء حسابية فى الميزان نفسه أو أخطاء في نقل الأرصدة إلي الميزان أو ترصيد حساب فى الجانب العكسي لطبيعته إضافة إلي ما قد يكون من أخطاء فى الخطوات السابقة لعملية إعداد ميزان المراجعة فى الدورة المحاسبية .
4- الأخطاء فى القوائم المالية : و تتمثل فى إظهار بنود فى القوائم المالية بالخطأ و المثال على ذلك إظهار مصروفات أو ايرادات تخص فترات تالية فى قائمة الدخل سواء كان ذلك الخطأ متعمداً أو كان نتيجة إغفال إجراء قيد التسوية و قد يكون الخطأ في عدم إظهار بنود معينة في قائمة المركز المالي هذا فضلاً عن الأخطاء الحسابية أو الخطأ فى تبويب بنود القوائم المالية كأن يتم إدراج أصل متداول ضمن الأصول الثابتة و العكس .
ثالثاً : التبويب حسب تأثير الخطأ على توازن ميزان المراجعة
1- أخطاء لا تؤثر على توازن الميزان : و تشمل أخطاء الحذف أو السهو سواء فى القيد أو فى الترحيل شريطة أن يكون السهو عن ترحيل طرفي القيد وكذلك أخطاء الارتكاب عندما يتم الترحيل إلي الجانب الصحيح من حساب آخر له نفس الطبيعة المدينة أو الدائنة, على سبيل المثال عند سداد مصروف الإيجار نقداً فإن القيد يتم إثبات حساب الإيجار مديناً و حساب النقدية أو الخزينة دائناً فلو فرض أنه عند الترحيل إن ترحيل الجانب المدين من القيد إلى الجانب المدين من حساب الأجورمثلاً بدلاً من حساب الإيجار , فإنه نظراُ لان كلا من حساب الإيجار و حساب الأجور هما حساب مصروفات لن يؤثر الخطأ فى هذه الحالة على توازن ميزان المراجعة . إضافة إلى ذلك أخطاء الارتكاب الفنية و المتعلقة بالخطأ فى توجيه الحساب بدفتر اليومية فمثلا عند شراء عدد و أدوات نقداً للاستخدام فى العملية الإنتاجية ثم إثبات القيد خطأ فى دفتر اليومية بجعل حساب المشتريات مديناً و حساب النقدية دائناً , فنظراً لأن الخطأ تمثل فى جعل حساب المشتريات (و هو حساب مدين بطبيعته) مديناً بدلاً من حساب العدد و الأدوات (و هو حساب مدين بطبيعته أيضاً)فلن يؤثر الخطأ فى هذة الحالة على توازن ميزان المراجعة . فضلاً عن الأخطاء المعوضة أو المتطافئة و التي تعني حدوث خطأ معين نتيجة أخطاء السهو أو الارتكاب في جانب معين يقابله خطأ أخر بنفس القيمة فى الجانب الآخر من ثم عدم التأثير على توازن ميزان المراجعة مثل هذه الأخطاء السابق لا يتم اكتشافها حال إعداد ميزان المراجعة .
2- أخطاء تؤثر على توازن الميزان : هي تلك الأخطاء التي يتم اكتشافها عند إعداد ميزان المراجعة , و قد تكون أخطاء ناتجة عن خطأ إرتكاب فمثلاً قد يتم ترحيل أحد جانب القيد إلي الصحيح من حساب زي طبيعة مختلف عن طبيعة الحساب الصحيح , أي ترحيل الطرف المدين من حساب مدين بطبيعته كحساب الأصول أو المصروفات إلي الجانب المدين من حساب دائن بطبيعته كحسابات الإلتزامات وحقوق الملكية و الإيرادات و العكس , بالإضافة إلي الأخطاء الحسابية و الناتجة عن قلب الأرقام أو حذف أو إضافة الأصفار أو الترصيد الخاطئ أو الجمع الخاطئ .
رابعاً : التبويب حسب توقيت إكتشاف الخطأ
لا شك أن التوقيت الذي يتم فيه إكتشاف الخطأ يؤثر على المعالجة الخاصة بتصحيح الخطأ , و يمكن تبويب الأخطاء وفقاً لهذا المفهوم إلى النوعين التاليين :
- - أخطاء يتم اكتشافها خلال الفترة المحاسبية و قبل إقفال الحسابات .
- - أخطاء يتم اكتشافها فى فترة محاسبية لاحقة لفترة حدوث الخطأ .
1- النوع الأول من الأخطاء يتم اكتشافها خلال الفترة المحاسبية أياً كانت الوسيلة الي يتم إكتشاف الخطأ بها , و من ثم يتم تصحيح الخطأ حال اكتشافه وقبل إقفال الحسابات وإعداد القوائم المالية .
2- أما النوع الثاني من الأخطاء فإن إكتشاف الخطأ يتم فى فترة محاسبية تالية للفترة التي حدث فيها الخطأ , و يتطلب ذلك معالجة خاصة لتصحيح مثل هذا الخطأ , طالما أن حسابات الفترة السابقة قد تم إقفالها و إعداد القوائم المالية الخاصة بها , فلو فرض أنه خلال عام 2001 اكتشف أن مصروف استهلاك السيارات الذي يخص عام 2000 تم احتسابه خطأ بمبلغ 10000 جنيه بينما صحته 12000 جنيه فإن تصحيح الخطأ سيتم فى عام 2001 بيما التصحيح يخص عام 2000 و الذي تم إقفال حساباته و أعداد القوائم المالية الخاصة به وهنا لا مفر من تصحيح الخطأ بتحميله على عام 2000 و لكن لما كانت حسابات المصروفات و الإيرادات قد أقفلت و تم تحديد صافى الربح الخاص بعام 2000 فيتم التصحيح فى عام 2001 فى حساب الأرباح المحتجزة أو حساب جاري المالك فى المنشآت الفردية باعتباره الحساب الذي ترحل فى صافى ربح العام الماضى إليه , و ذلك بجعل ذلك الحساب مديناً أي تخفيضها بمقدار الخطأ و حساب مجمع استهلاك السيارات دائناً .
و الى هنا و بعد كل ذلك الى اللقاء مع تدوينة إكتشاف الأخطاء المحاسبية و تصحيحها المصدر كتاب الأصول العلمية و العملية للمحاسبة المالية ...