يقوم التاجر بتتبع المخزون لمعرفة المتاح منه للبيع و تكلفة المباع منها , وهناك نظامان للجرد فى هذا المجال هما نظام الجرد الدوري و نظام الجرد المستمر .
أنظمة المخزون
نظام الجرد المستمر Perpetual System
فى نظام الجرد المستمر , يتم تسجيل تكلفة المخزون المشتري و المخزون المباع بشكل مفصل , و فى ظل هذا النظام , يمكننا معرفة رصيد المخزون أولاً بأول , فعلي سبيل المثال فى شركة فورد فإن وكيل الشركة لديه سجل خاص مستقل لكل نوع من المخزون لديه (سيارة , شاحنة , فان) و في ظل وجود الكودات و القارئ الضوئي , فإن البقالة تستطيع أن تحتفظ بسحل مستمر لكل صندوق (علبة) , علبة جيلي التي تم شراؤها او بيعها , و في ظل نظام الجرد المستمر , فإنه بالإمكان تحديد تكلفة البضاعة المباعة إثر كل عملية بيع تحدث .
نظام الجرد الدوري Periodic System
في ظل نظام الجرد الدوري لا نحتفظ بسحل تفصيلي عن البضاعة الموجودة فى المخازن , و نقوم بتحديد تكلفة البضاعة المباعة فقط فى نهاية الفترة المحاسبية , و عادة ما يكون فى شكل دوري , و هنا نقوم بحصر الكمية الفيزيائية الطبيعية للمخزون لتحديد تكلفة هذا المخزون , ومن أجل تحديد تكلفة البضاعة المباعة فى ظل نظام الجرد الدوري يلزم ما يلي :
- تحديد تكلفة المخزون أول الفترة المحاسبية .
- تضاف إليها تكلفة البضاعة المشتراة .
- و يطرح من المجموع تكلفة البضاعة (المخزون) آخر المدة .
- نظام الجرد المستمر : مشتريات المخزون "تسجيل مشتريات المخزون " , بضاعة مباعة "يتم تسجيل الإيرادات و يتم تسجيل وطرح تكلفة البضاعة المباعة" , فى نهاية الفترة " لا يوجد قيد محاسبي" .
- نظام الجرد الدوري : مشتريات المخزون "تسجيل مشتريات البضاعة " , بضاعة مباعة "يسجل الإيراد فقط" , فى نهاية الفترة "يتم تسجيل و طرح تكلفة البضاعة المباعة" .
إعتبارات إضافية
و عادة ما يستخدم نظام الجرد المستمر فى تلك المنشآت التي تبيع البضاعة ذات القيمة مرتفعة الثمن نسبياً مثل السيارات , الأثاث , إن الانتشار الواسع للحاسب و أجهزة المسح الضوئي مكنت العديد من المنشآت من أستخدام نظام الجرد المستمر و سمي نظام الجرد المستمر بهذا الأسم , لأن التسجيل المحاسبي يكون بشكل مستمر , و الذي يبين كمية و تكلفة المخزون فى أي وقت من الأوقات .
و يزود نظام الجرد المستمر رقابة علي المخزون أفضل من نظام الجرد الدوري , و يبين سجل المخزون كمية المخزون التي يجب أن تكون متوافرة فى المخازن لذلك فى أي وقت من الممكن إجراء جرد للمخزون لمطابقة المخزون الدفتري مع المخزون الفعلي .
و في ظل وجود عجز فى المخزون الفعلي يتم إجراء تحقيق مباشر , و يحتاج نظام الجرد المستمر إلي جهد إضافي و تكلفة إضافية , و لكن بحوسبة النظام من الممكن تخفيض التكاليف و الكثير من نجاج شركة wall_mart يرجع إلي نظام الجرد المستمر المطبق من قبل الشركة , و عندما قامت شركة morrow بإصدار أسهم لعامة الناس للمرة الأولي بعض المستثمرين أحجموا عن الاستثمار فى هذة الشركة و يرجع السبب فى ذلك إلي التخوف من المشاكل المحاسبية , ومن أجل تخفيض المشاكل المحاسبية استخدمت هذة الشركة نظام الجرد المستمر لإحكام الرقابة علي المخزون .
المصدر : كتاب مبادئ المحاسبة لكيسو .