يعتبر هذا الجزء هو هيكل التقرير و الذي يحتوي على الملاحظات التفصيلية التي تم اكتشافها خلال فترة تنفيذ المهمة إضافة إلي استنتاجات و توصيات فريق التدقيق و تتضمن أيضاً مطالعات الجهات التي تم تنفيذ عمليات التدقيق لديهم لذلك هذا الجزء يتضمن المعلومات التالية :-
- الملاحظة التفصيلية بأركانها الواردة فى المعايير المهنية و الإرشادات التطبيقية لمعهد المدققين الداخليين IIA .
- مطالعات الجهات التي تم تنفيذ مهمة التدقيق لديهم و على المدققين الداخليين توثيق هذه المطالعات .
- توصيات واستنتاجات فريق التدقيق و الأساس الذي تم البناء عليه .
- يتم عرض الملاحظات ضمن هذا الجزء مصنفة حسب درجة المخاطرة .
أركان الملاحظة
حتى تكون الملاحظة مكتملة يجب أن تشتمل على خمسة أركان رئيسية هي كما يلي :-
- الحالة Case : بحيث يشار هنا إلي أوجه القصور أو المخالفة أو التجاوز بطريقة واضحة و أسلوب مختصر قدر الإمكان .
- المعيار Criteria : و تشكل الأساس الذي استندت إليه الملاحظة و قد يكون المعيار قانون أو سياسات أو إجراءات أو لوائح أو قرارات إدارة عليا ... إلخ
- السبب Cause : و يتضمن سبب ظهور الملاحظة و أحياناً يتم تحديد السبب بشكل مباشر من قبل فريق التدقيق إذا كان واضحاً , وبعض الأحيان يتم تحديد السبب من خلال مناقشة الموظفين المعنيين بالملاحظة أو يؤخذ من مطالعتها .
- الأثر Impact : يشار هنا إلي الآثار السلبية التي تعرضت لها المؤسسة أو تتعرض لها نتيجة وجود الملاحظة .
- التوصية أو الإجراء Recommendation & Action Procedures : يقوم فريق التدقيق ضمن هذة الفقرة بتقديم التوصية الملائمة للملاحظة المسجلة أو الإشارة إلي الإجراء التصحيحي إذا ما تم تنفيذه أثناء تواجد فريق التدقيق .
طرق عرض و تنسيق الملاحظات
هناك طريقتان تستخدمان على نطاق واسع فى عرض و صياغة الملاحظات :-
لكل طريقة من هذه الطرق مزاياها و عيوبها , و يتوقف استخدام كل طريق حسب رؤية واستراتيجيات مسؤولي التدقيق الداخلي و حسب طبيعة عمل المؤسسات و حجمها و أساليب المخاطبات فيها فيما إذا كانت تميل للرسميات أم لا و فيما يلي مزايا و عيوب كل طريقة من هذه الطرق :-
الطريقة الأولي : صياغة الملاحظة بأركانها الخمسة ضمن فقرة واحدة متكاملة
المزايا- 1- تؤدي إلي تحقيق التماسك و التكامل للأفكار .
- 2- تعطي إيضاحات أكثر تفصيلاً .
- 3- تتميز بالمرونة بحيث يمكن من خلالها جمع كل ملاحظات تشترك بصفة واحدة ضمن ملاحظة واحدة من خلال استخدام جداول العرض .
- تمكن المدقق من إبراز مهنيته و حرفيته فى صياغة الملاحظات و تنمي قدرته على تطوير مهاراته باستمرار فى صياغة الملاحظات حيث تتيح هذة الطريقة للمدقق بإظهار براعته ومهارته في الكتابة و تنمي قدراته المستقبلية فى الكتابة و العرض .
- مرغوبة لدى قارئ التقرير بحيث يعمل على قراءة الملاحظة بشكل متكامل .
- تختصر فى حجم التقرير لاسيما و أنها توضع ضمن مساحات أقل قياساً مع الطريقة الأخري .
العيوب
- تتطلب احترافية من قبل المدقق الداخلي حتى يتم صياغتها بالشكل الملائم و الواضح بحيث يتم من خلالها إيصال الأفكار المطلوب إبلاغها للإدارة .
- قد يتم إغفال بعض أركان الملاحظة أثناء صياغتها على شكل فقرة , وقد يكون هذا الجزء هاماً للقارئ .
- قد لا يتناسب المؤسسات التي تميل بشكل أقل نحو الرسميات .
- تتطلب جهد كبير من قبل مسؤولي التدقيق الداخلي لتنمية قدرات المدققين الداخليين فى صياغة الملاحظة المتكاملة .
الطريقة الثانية : صياغة الملاحظة ضمن عناوين فرعية
المزايا- قد تكون مناسبة لبعض الاشخاص قراء التقرير بحيث يقرأها بشكل منفصل و يراه مناسباً بالنسبة له .
- تتميز بتنسيق و ترتيب ملائم يعجب به بعض القراء للتقرير .
- هذه الطريقة تلزم بوضع كافة أركان الملاحظة بدون استثناء .
- تعتبر مناسبة لبعض المؤسسات التي تميل بشكل أقل للرسميات .
- لا تتطلب احترافية كبيرة من المدقق الداخلي لجمع الأركان الخمسة ضمن فقرة واحدة حيث يتم الإشارة إلي كل جزء بشكل منفصل دون الربط بينها .
العيوب
- من الصعب تحقيق تكامل الملاحظة و ربط أركانها بشكل جيد و بالتالي ليس من السهولة فهم المقصود من الملاحظة وفق الرسالة الواجب ايصالها .
- تؤدي إلي تضخيم حجم التقرير و زيادة عدد صفحاته .
- لا توفر للمدقق المرونة اللازمة لصياغة الملاحظات بحيث لا يتمكن المدقق من استخدام الجداول للملاحظات ذات الصفات المتشابهة , و كذلك لا تستطيع الجمع بين الملاحظات المتكررة فى ملاحظة واحدة .
- هذه الطريقة لا تعمل على تنمية قدرات المدققين الداخليين على صياغة الملاحظات بالطريقة الاحترافية حيث يصبح المدقق هنا مبعث لحقول البيانات فقط دون إبراز احترافيته و براعته فى صياغة الملاحظات .
- بعض الأحيان يقوم القارئ بقراءة الملاحظة فقط , و هو الركن الأول دون النظر إلي الأركان الأخري و التي تعتبر قراءتها مهمة لتقييم الملاحظة و الأثر بشكل متكامل .
- قد لا تكون هذة الطريقة مناسبة للمؤسسات ذات الطابع الأكثر ميلاً للرسميات .
أمثلة عملية علي صياغة الملاحظات بالطريقتين
(أ) الصياغة ضمن فقرة واحدةوافق نائب الرئيس التنفيذي لشؤون الاستثمار على شراء أسهم فى شركة الحديد و الصلب بمبلغ 150 ألف دولار أدت إلي زيادة نسبة الاستثمار فى هذة الشركة إلي 18% من إجمالي المحفظة الاستثمارية للشركة بما يخالف نص المادة (12) من سياسة الاستثمار المعتمدة من مجلس الإدارة والتي حددت الحد الأقصى لهذه النسبة ب 15% و ذلك بسبب خطأ فى احتساب نسبة الاستثمار ضمن المذكرة المرفوعة لنائب الرئيس التنفيذي حيث تم إثبات النسبة قبل الاستثمار 11% بحيث تصبح بعد الاستثمار 14.5% , علماً بأن النسبة الصحيحة قبل الاستثمار هي 14.8% مما يؤثر على تركزات مخاطر الاستثمار لدى الشركة .
نوصي قيام الإدارة التنفيذية برفع مذكرة بالواقعة لمجلس الإدارة لاتخاذ القرار المناسب بشأنها .
- الملاحظة : استثمار مبلغ 150 ألف دولار فى شراء أسهم فى شركة الحديد والصلب بموافقة نائب الرئيس التنفيذي لشؤون الاستثمار أدت إلي زيادة نسبة الاستثمار فى هذة الشركة إلي 18% من إجمالي المحفظة الاستثمارية الإجمالية للشركة علماً بأن الحد الأقصي للنسبة بموجب السياسة الاستثمارية 15% .
- المعيار : مخالفة نص المادة 12 من سياسة الاستثمار المعتمدة من مجلس الإدارة التي حددت النسبة بـ 15% .
- السبب : وجود خطأ فى المذكرة المرفوعة من إدارة الاستثمار و التي تمت الموافقة علي الشراء بموجبها حيث أثبتت النسبة قبل الاستثمار 11% مع أن النسبة الصحيحة 14.8%.
- الأثر : التأثير على التركزات الاستثمارية للشركة فى المحفظة الاستثمارية و تعريض الشركة إلي خسائر مادية .
- التوصية : رفع مذكرة من الإدارة التنفيذية إلى مجلس الإدارة لاتخاذ القرار المناسب بشأنها .