طبقاً لمعيار التدقيق الدولي رقم 1100 الصادر من معهد المدققين الداخليين الأمريكيين و بتفسير المعيار رقم 1110 إلى استقلالية التنظيمية حيث نص على ما يلي "يجب أن يكون منصب الرئيس التنفيذي للتدقيق الداخلي تابعاً لمستوى تنظيمي فى المؤسسة يكفل أداء مسؤوليات نشاط التدقيق الداخلي , كما يجب على الرئيس التنفيذي للتدقيق الداخلي أن يؤكد لمجلس الإدارة الاستقلالية التنظيمية لنشاط التدقيق الداخلي بصفة سنوية على الأقل" .
و تم الإشارة فى التفسير إلي التبعية إلي مجلس الإدارة , و تطبيقاً لهذا المعيار قامت غالبية التشريعات فى معظم الدول باستحداث لجنة التدقيق Audit Committee ضمن مجلس الإدارة لتتولى الإشراف على نشاط التدقيق الداخلي و تؤمن له الاستقلالية التنظيمية التي تمكنه من القيام بمهامه دون أية مؤثرات قد تقيد الاستقلالية .
و نستعرض فى هذا التدوينة أهم الجوانب التنظيمية للجنة التدقيق وفقاً لما ورد فى غالبية التشريعات و القوانين فى الوطن العربي , من استقلالية اللجنة و عدد أعضاء اللجنة و كفائتها و سلطات اللجنة , و نستعرض مهام و صلاحيات اللجنة فى التدوينة القادمة أن شاء الله (تدوينة : مهام ومسئوليات لجنة التدقيق).
الجوانب التنظيمية للجنة التدقيق
1- استقلالية اللجنة
تتألف اللجنة من أعضاء مجلس الإدارة غير منوط بهم أي أعمال تنفيذية فى المؤسسة و لا يوجد تضارف مصالح بينهم و بين أنشطة المؤسسة .
لذلك و تطبيقاً لمبدأ الاستقلالية لا يجوز أن يكون لأعضاء اللجنة مناصب فى الإدارة التنفيذية , كأن يكون أحد الأعضاء رئيس تنفيذي أو نائب رئيس تنفيذي , أو أحد المدراء التنفيذين لأحد الأنشطة داخل المؤسسة , أو أن يكون عضواً فى لجنة تنفيذية أخري داخل مجلس الإدارة , كذلك لا يجوز أن يكون هناك تضارب فى المصالح .
ومن الأمثلة على تضارب المصالح :- أن يكون أحد أعضاء لجنة التدقيق بالمؤسسة رئيساً تنفيذياً , أو مسؤول نشاط تنفيذي لدي شركة تقوم بتقديم خدمات أو سلع للمؤسسة أو يوجد عمليات تبادل تجاري بينهما .
- أن يمتلك أحد أعضاء لجنة التدقيق شركة تقوم بتقديم خدمات أو سلع للمؤسسة , أو يوجد بينهما تبادل تجاري أو خدمي .
- أن يكون أحد أقارب عضو لجنة التدقيق مسؤولاً تنفيذياً لدى المؤسسة .
- هذا و يمكن أن يكون أحد أو بعض أعضاء لجنة التدقيق من خارج مجلس الإدارة تعزيزاً لاستقلاليتها و رفدها بالخبرة الملائمة التي تمكنها من دراسة المواضيع المعروضة عليها بكفاءة و فاعلية .
2- عدد أعضاء اللجنة
فى الغالب لا يقل عدد أعضاء اللجنة عن ثلاثة أعضاء , و كذلك مدة عضوية اللجنة فى الغالب تكون نفس مدة عضوية مجلس الإدارة , و يمكن أن تقل أو تزيد حسب مقتضيات أوضاع المؤسسة , كأن يتم أستقالة أو استبدال أحد أعضاء مجلس الإدارة أو دخول أعضاء جدد قبل أنتهاء مدة عضوية المجلس , أو لمتطلبات قانونية أو رقابية من الجهات الرقابية فى الدولة .
3- كفاءة أعضاء اللجنة
غالبية التشريعات نصت على ضرورة تمتع أعضاء اللجنة بالكفاءة العلمية و المهنية التي تمكنهم من القيام بالمهام الموكولة لهم من حيث حصولهم على مؤهل علمي مناسب يتوافق مع نشاط عمل المؤسسة , وبعض التشريعات نصت على ضرورة توفر المعرفة المالية و المحاسبية لهم , أو لأحدهم على الأقل و بعض التشريعات ذهبت إلي ضرورة أن يتوفر لدي الأعضاء , أو أحدهم شهادات مهنية فى مجال التدقيق أو المالية .
4- اجتماعات اللجنة
على اللجنة أن تقوم بعقد اجتماعات دورية ضمن برنامج محدد مسبقاً لمناقشة التقارير و القضايا المعروضة عليها , و فى الغالب تتراوح هذه الاجتماعات ما بين 4 إلي 6 إجتماعات سنوياً , و يمكن أن تزيد أو تقل حسب مقتضيات الحاجة .
وعند انعقاد اللجنة يستدعي مسؤول نشاط التدقيق الداخلي لحضور اجتماعاتها , و في الغالب يكون رئيس التدقيق الداخلي هو سكرتير اللجنة ,
5- سلطات اللجنة
حتى تتمكن اللجنة من القيام بمهامها على مجلس الإدارة أن يعمل على توفير السلطات و الصلاحيات الخاصة باللجنة التي يجب توافرها لمساعدتها على تحقيق أهدافها , ومن هذه السلطات :-
- سلطة طلب أي وثيقة أو معلومة من أي جهة داخل المؤسسة .
- سلطة استدعاء أي مسؤول أو موظف فى المؤسسة و مناقشته في أي موضوع ترغب اللجنة فى الاستفسار عنه .
- دعوة من تراه مناسباً من جهات خارجية لتقديم المشورة لها سواء استشارات قانونية أو مالية أو فنية .... إلخ
- الاجتماع مع موظفي المؤسسة أو المدققين الخارجيين أو أي مستشارين .