و نستعرض فى هذا التدوينة أهم الجوانب التنظيمية للجنة التدقيق وفقاً لما ورد فى غالبية التشريعات و القوانين فى الوطن العربي , من استقلالية اللجنة و عدد أعضاء اللجنة و كفائتها و سلطات اللجنة , و نستعرض مهام و صلاحيات اللجنة فى التدوينة القادمة أن شاء الله (تدوينة : مهام ومسئوليات لجنة التدقيق).
الجوانب التنظمية للجنة التدقيق
1- استقلالية اللجنة
تتألف اللجنة من أعضاء مجلس الإدارة غير منوط بهم أي أعمال تنفيذية فى المؤسسة و لا يوجد تضارف مصالح بينهم و بين أنشطة المؤسسة .لذلك و تطبيقاً لمبدأ الاستقلالية لا يجوز أن يكون لأعضاء اللجنة مناصب فى الإدارة التنفيذية , كأن يكون أحد الأعضاء رئيس تنفيذي أو نائب رئيس تنفيذي , أو أحد المدراء التنفيذين لأحد الأنشطة داخل المؤسسة , أو أن يكون عضواً فى لجنة تنفيذية أخري داخل مجلس الإدارة , كذلك لا يجوز أن يكون هناك تضارب فى المصالح .
ومن الأمثلة على تضارب المصالح :
- أن يكون أحد أعضاء لجنة التدقيق بالمؤسسة رئيساً تنفيذياً , أو مسؤول نشاط تنفيذي لدي شركة تقوم بتقديم خدمات أو سلع للمؤسسة أو يوجد عمليات تبادل تجاري بينهما .
- أن يمتلك أحد أعضاء لجنة التدقيق شركة تقوم بتقديم خدمات أو سلع للمؤسسة , أو يوجد بينهما تبادل تجاري أو خدمي .
- أن يكون أحد أقارب عضو لجنة التدقيق مسؤولاً تنفيذياً لدي المؤسسة .
- هذا و يمكن أن يكون أحد أو بعض أعضاء لجنة التدقيق من خارج مجلس الإدارة تعزيزاً لاستقلاليتها و رفدها بالخبرة الملائمة التي تمكنها من دراسة المواضيع المعروضة عليها بكفاءة و فاعلية .
2- عدد أعضاء اللجنة
فى الغالب لا يقل عدد أعضاء اللجنة عن ثلاثة أعضاء , و كذلك مدة عضوية اللجنة فى الغالب تكون نفس مدة عضوية مجلس الإدارة , و يمكن أن تقل أو تزيد حسب مقتضيات أوضاع المؤسسة , كأن يتم أستقالة أو استبدال أحد أعضاء مجلس الإدارة أو دخول أعضاء جدد قبل أنتهاء مدة عضوية المجلس , أو لمتطلبات قانونية أو رقابية من الجهات الرقابية فى الدولة .3- كفاءة أعضاء اللجنة
غالبية التشريعات نصت على ضرورة تمتع أعضاء اللجنة بالكفاءة العلمية و المهنية التي تمكنهم من القيام بالمهام الموكولة لهم من حيث حصولهم على مؤهل علمي مناسب يتوافق مع نشاط عمل المؤسسة , و بعض التشريعات نصت على ضروة توفر المعرفة المالية و المحاسبية لهم , أو لأحدهم على الأقل و بعض التشريعات ذهبت إلي ضرورة أن يتوفر لدي الأعضاء , أو أحدهم شهادات مهنية فى مجال التدقيق أو المالية .4- أجتماعات اللجنة
على اللجنة أن تقوم بعقد اجتماعات دورية ضمن برنامج محدد مسبقاً لمناقشة التقارير و القضايا المعروضة عليها , و فى الغالب تتراوح هذة الاجتماعات ما بين 4 إلي 6 إجتماعات سنوياً , و يمكن أن تزيد أو تقل حسب مقتضيات الحاجة .و عند أنعقاد اللجنة يستدعي مسؤول نشاط التدقيق الداخلي لحضور اجتماعاتها , و في الغالب يكون رئيس التدقيق الداخلي هو سكرتير اللجنة ,
5- سلطات اللجنة
حتي تتمكن اللجنة من القيام بمهامها على مجلس الإدارة أن يعمل على توفير السلطات و الصلاحيات الخاصة باللجنة التي يجب توافرها لمساعدتها على تحقيق أهدافها , ومن هذة السلطات :-- سلطة طلب أي وثيقة أو معلومة من أي جهة داخل المؤسسة .
- سلطة استدعاء أي مسؤول أو موظف فى المؤسسة و مناقشته فى أي موضوع ترغب اللجنة فى الاستفسار عنه .
- دعوة من تراه مناسباً من جهات خارجية لتقديم المشورة لها سواء استشارات قانونية أو مالية أو فنية .... إلخ
- الاجتماع مع موظفي المؤسسة أو المدققين الخارجيين أو أي مستشارين .
المصدر : كتاب الاتجاهات الحديثة فى التدقيق الداخلي وفقاً للمعايير الدولية د/ زاهر الرمحي