الفرق بين الملف الدائم و الملف الجاري فى عملية التدقيق , تشمل أوراق عمل المراجعة كل من الوثائق والمستندات والمراسلات والمذكرات والملاحظات المكتوبة والتي تدعم في مجموعها أداء المراجع العملية المراجعة في مراحلها المختلفة.
الفرق بين ملف التدقيق الدائم و ملف التدقيق
بعض هذه الأوراق يستخدم لعدة مراجعات في المستقبل أى أن لها طبيعة مستمرة Continuing nature ويتم حفظها في ملف دائم permanent file ، وبعضها الآخر يتعلق بمراجعة السنة الجارية فقط ويتم حفظها في ملف آخر يطلق عليه الملف الجاري - current file . ويجب ترقيم هذه الأوراق بشكل يسهل الرجوع إليها .
أولاً: الملف الدائم للتدقيق
الأوراق التي يشتمل عليها الملف الدائم تعطي صورة واضحة عن تاريخ المنشأة والأنظمة الرقابية والمحاسبية القائمة بها مما يساعد المراجع ومساعديه في تجنب إعداد أوراق عمل جديدة لكل سنة على حدة بالنسبة للأمور التي تتصف بالثبات النسبى .
- نسخة من عقد تكوين أو تأسيس الوحدة محل المراجعة ونظامها الأساسي أو الداخلي .
- نسخة من الخريطة التنظيمية للوحدة واللوائح الأساسية المستخدمة بها.
- وصف لنظام الرقابة الداخلية بالوحدة ونقاط الضعف فيها والإجراءات التي تتخذها الإدارة لتفادي نقاط الضعف والمخاطر الحتمية وخطر الرقابة .
- ملخص للنظام المحاسبي المتبع بالوحدة ودليل الحسابات وقائمة كاملة بالدفاتر والسجلات المحاسبية المستخدمة
- ملخص بالسياسات المحاسبية التي تسير عليها الوحدة
- مذكرات واقية عن العقود طويلة الأجل بالوحدة وكذا استثماراتها الدائمة.
- ملخص عن أنشطة الوحدة والأصول المتاحة لتنفيذ هذه الأنشطة وخطر الأعمال المحيط بهذه الأنشطة .
- الهيكل التمويلي القائم بالوحدة .
ثانياً : الملف الجاري للتدقيق
الأوراق التي يشتمل عليها الملف الجارى هى تلك الوثائق والمستندات والمذكرات ذات الصلة بمراجعة السنة الجارية فقط ، ومن ثم فإن المراجع يعد ملف جارى لكل ارتباط مراجعة سنويا . ومن أهم الأوراق التي يشتمل عليها الملف الجارى مايلي:
- برنامج المراجعة للسنة الحالية
- ميزان المراجعة والقوائم المالية للسنة الحالية
- قائمة بالتسويات المحاسبية ومذكرات تسوية أرصدة البنوك للسنة الحالية .
- الملاحظات والمذكرات التي حصل عليها أعضاء فريق المراجعة أثناء تنفيذ عملية المراجعة .
- الكشوف التحليلية المرفقة بالقوائم المالية .
- تقرير مجلس الإدارة عن نشاط الشركة والقوائم المالية للسنة الحالية.
- المصادقات و الشهادات و الإقرارات ونسخة من محاضر جرد الأصول للسنة الحالية .
- المراسلات التي تمت بين إدارة الوحدة والمراجع خلال السنة .
- اختبارات المعقولية التي قام بها المراجع على القوائم المالية .
- المستندات المؤيدة للموقف الضريبي للشركة حتى نهاية السنة الحالية.
- محاضر اجتماعات مجلس الإدارة والجمعية العمومية خلال السنة الحالية.
- نتائج اختبارات ضوابط الرقابة والاختبارات الأساسية للمعاملات والأرصدة عن السنة الحالية .
ملكية أوراق عمل المراجعة
أوراق عمل المراجعة سواء التي قام بإعدادها المراجع أو حصل عليها من الشركة تعتبر ملكاً للمراجع , و يتعين عليك الحفاظ علي سرية المعلومات الواردة بها وفقاً لقواعد و آداب السلوك المهني , و من ثم فلا يجوز للمراجع التصرف فيها دون إذن كتابي مسبق من العميل فيما عدا الحالات التي توجد قواعد قانونية عامة تلزم المراجع بتقديمها لجهات التحقيق المنصوص عليها وفقاً القوانين المطبقة فى كل دولة .