فى نهاية الفترة المحاسبية فإن الحسابات يتم تجهيزها للفترة المحاسبية القادمة، وهذا ما يسمى بـ إقفال الدفاتر المحاسبية، و عند إقفال الدفاتر المحاسبية، فإنه من الضروري التمييز بين الحسابات المؤقتة و الحسابات الدائمة.
الفرق بين الحسابات المؤقتة والحسابات الدائمة
في الحسابات المؤقتة (الإسمية) تخص فقط الفترة المحاسبية الحالية، و تحتوي على حسابات قائمة الدخل، و حساب مسحوبات صاحب المنشأة أو المشروع، و يتم إقفال كل الحسابات المؤقتة فى نهاية الفترة المحاسبية، و في المقابل، فإن الحسابات الدائمة (الحقيقية) تخص فترة محاسبية مقبلة أو أكثر، و تتكون من كل حسابات قائمة المركز المالي (الميزانية العمومية) متضمنة حساب رأس مال صاحب المشروع، ولا يتم إقفال الحسابات الدائمة فى نهاية الفترة المحاسبية و علي العكس، فإن أرصدتها ترحل و تنقل إلي الفترة المحاسبية التالية.
إقفال الحسابات
إعداد قيود الإقفال Preparing Closing Entries
فى نهاية الفترة المحاسبية، يتم ترحيل الحسابات المؤقتة إلى الحساب الدائم لحقوق الملكية وهو حساب رأس مال صاحب المشروع، و ذلك من خلال إعداد قيود الإقفال، يتم ترحيل صافي الدخل من دفتر الأستاذ (صافي ربح، أو صافي خسارة)، و كذلك مسحوبات صاحب المشروع إلى حساب رأس المال و نتائج هذه القيود، يتم عرضها فى قائمة التغير فى حقوق الملكية، و تؤدي هذه القيود إلى تصفير جميع أرصدة الحساب المؤقتة وكذلك تكون هذه الحسابات جاهزة لجمع و تحضير البيانات للفترة المحاسبية القادمة بشكل مستقل عن بيانات الفترة المحاسبية الحالية، أما الحسابات الدائمة، فلا يتم إقفالها فى نهاية الفترة المحاسبية.
و تعتبر عملية تسجيل وترحيل قيود الإقفال خطوة أساسية فى الدورة المحاسبية و هذه الخطوة نقوم بها إعداد القوائم المالية الرئيسية، فإن قيود الاقفال يتم تسجيلها و ترحيلها فقط فى نهاية الفترة المحاسبية (السنة المالية) وهذا الإجراء يسهل إعداد القوائم المالية السنوية، لأن الحسابات المؤقتة تحتوي على بيانات تخص السنة المحاسبية كوحدة واحدة.
و عند إعداد قيود التسوية، فإن الحسابات التي تتعلق قائمة الدخل يجب أن تقفل مباشرة في رأس مال صاحب المشروع و علي كل حال فإذا فعلنا مثل ذلك، بإنه سيؤدي إلي التفصيل المفرط فى الحساب الدائم لرأس مال صاحب المشروع، و علي عكس ذلك فإن حسابات المصروفات و الإيرادات، تقفل فى حساب مؤقت آخر و هو حساب ملخص الدخل و يتم ترحيل صافي الربح أو صافى الخسارة من هذا الحساب إلي حساب رأس مال صاحب المشروع.
و يتم تسجيل قيود الإقفال فى دفتر اليومية العام و يتم ترويس قيود التسوية فى منتصف صفحة دفتر اليومية بين آخر قيد تسوية و أول قيد إقفال، ومن ثم ترحل قيود الإقفال إلى دفتر الأستاذ.
و من الممكن إعداد قيود التسوية من خلال أرصدة التسوية فى دفتر الأستاذ، أو من خلال أعمدة قائمة الدخل و قائمة المركز المالي فى ورقة العمل أو من خلال قائمتي الدخل و قائمة التغير فى حقوق الملكية، ويتم إعداد قيود تسوية مؤقتة لكل حساب مؤقت و لكن القيود الأربعة التالية تحقق النتيجة المطلوبة بشكل فعال:
- يجعل كل حساب إيراد مديناً بقيمته , و حساب ملخص الدخل دائناً بإجمالي الإيرادات.
- يجعل حساب ملخص الدخل مديناً بقيمة إجمالي المصروفات , ويجعل كل حساب مصروف دائناً برصيده.
- يجعل ملخص الدخل مديناً، وراس مال صاحب المشروع دائناً إذا كانت النتيجة صافي ربح.
- يجعل رأس مال صاحب المشروع مديناً بقيمة المسحوبات، و تجعل مسحوبات صاحب المشروع دائنة بنفس القيمة.
