فى نهاية الفترة المحاسبية فإن الحسابات يتم تجهيزها للفترة المحاسبية القادمة , وهذا ما يسمى بـ إقفال الدفاتر المحاسبية , و عند إقفال الدفاتر المحاسبية , فإنه من الضروري التمييز بين الحسابات المؤقتة و الحسابات الدائمة.
الفرق بين الحسابات المؤقتة والحسابات الدائمة
في الحسابات المؤقتة (الإسمية ) تخص فقط الفترة المحاسبية الحالية , و تحتوي على حسابات قائمة الدخل , و حساب مسحوبات صاحب المنشأة أو المشروع , و يتم إقفال كل الحسابات المؤقتة فى نهاية الفترة المحاسبية , و في المقابل , فإن الحسابات الدائمة (الحقيقية) تخص فترة محاسبية مقبلة أو أكثر , و تتكون من كل حسابات قائمة المركز المالي ( الميزانية العمومية ) متضمنة حساب رأس مال صاحب المشروع , ولا يتم إقفال الحسابات الدائمة فى نهاية الفترة المحاسبية و علي العكس , فإن أرصدتها ترحل و تنقل إلي الفترة المحاسبية التالية.
إقفال الحسابات
إعداد قيود الإقفال Preparing Closing Entries
فى نهاية الفترة المحاسبية , يتم ترحيل الحسابات المؤقتة إلى الحساب الدائم لحقوق الملكية وهو حساب رأس مال صاحب المشروع , و ذلك من خلال إعداد قيود الإقفال , يتم ترحيل صافي الدخل من دفتر الأستاذ (صافي ربح , أو صافي خسارة ) , و كذلك مسحوبات صاحب المشروع إلى حساب رأس المال و نتائج هذه القيود , يتم عرضها فى قائمة التغير فى حقوق الملكية , و تؤدي هذه القيود إلى تصفير جميع أرصدة الحساب المؤقتة وكذلك تكون هذه الحسابات جاهزة لجمع و تحضير البيانات للفترة المحاسبية القادمة بشكل مستقل عن بيانات الفترة المحاسبية الحالية , أما الحسابات الدائمة , فلا يتم إقفالها فى نهاية الفترة المحاسبية.
و تعتبر عملية تسجيل وترحيل قيود الإقفال خطوة أساسية فى الدورة المحاسبية و هذه الخطوة نقوم بها إعداد القوائم المالية الرئيسية , فإن قيود الاقفال يتم تسجيلها و ترحيلها فقط فى نهاية الفترة المحاسبية (السنة المالية) وهذا الإجراء يسهل إعداد القوائم المالية السنوية , لأن الحسابات المؤقتة تحتوي على بيانات تخص السنة المحاسبية كوحدة واحدة.
و عند إعداد قيود التسوية , فإن الحسابات التي تتعلق قائمة الدخل يجب أن تقفل مباشرة في رأس مال صاحب المشروع و علي كل حال فإذا فعلنا مثل ذلك , بإنه سيؤدي إلي التفصيل المفرط فى الحساب الدائم لرأس مال صاحب المشروع , و علي عكس ذلك فإن حسابات المصروفات و الإيرادات , تقفل فى حساب مؤقت آخر و هو حساب ملخص الدخل و يتم ترحيل صافي الربح أو صافى الخسارة من هذا الحساب إلي حساب رأس مال صاحب المشروع.
و يتم تسجيل قيود الإقفال فى دفتر اليومية العام و يتم ترويس قيود التسوية فى منتصف صفحة دفتر اليومية بين آخر قيد تسوية و أول قيد إقفال , ومن ثم ترحل قيود الإقفال إلى دفتر الأستاذ.
و من الممكن إعداد قيود التسوية من خلال أرصدة التسوية فى دفتر الأستاذ , أو من خلال أعمدة قائمة الدخل و قائمة المركز المالي فى ورقة العمل أو من خلال قائمتي الدخل و قائمة التغير فى حقوق الملكية , ويتم إعداد قيود تسوية مؤقتة لكل حساب مؤقت و لكن القيود الأربعة التالية تحقق النتيجة المطلوبة بشكل فعال :
- يجعل كل حساب إيراد مديناً بقيمته , و حساب ملخص الدخل دائناً بإجمالي الإيرادات.
- يجعل حساب ملخص الدخل مديناً بقيمة إجمالي المصروفات , ويجعل كل حساب مصروف دائناً برصيده.
- يجعل ملخص الدخل مديناً , وراس مال صاحب المشروع دائناً إذا كانت النتيجة صافي ربح.
- يجعل رأس مال صاحب المشروع مديناً بقيمة المسحوبات , و تجعل مسحوبات صاحب المشروع دائنة بنفس القيمة.
