باختصار شديد نلقي الضوء على عناصر النظام المحاسبي، بداية من دليل الحسابات و المجموعة المستندية والدفترية و اللوائح التنفيذية للشركة و توزيع السلطات داخلها و مجموعة الإجراءات المحاسبية والتقارير المالية والإدارية و العاملين فى المنشأة.
عناصر النظام المحاسبي
لقد تعددت المفاهيم حول النظام المحاسبي، نتيجة لاختلاف الآراء فمنهم من عرفها: هو الإطار العام و الذي يسترشد به المحاسب و لا يجوز للمحاسب الخروج عنه، حيث هذا الإطار يحدد تسلسل العملية المحاسبية من تسجيل و تبويب وتصنيف وتصميم المستندات المؤيدة للعمليات، و تحديد الإجراءات المتبعة فى جمع البيانات عن الأحداث الاقتصادية، و معالجتها و من ثم إخراجها على شكل معلومات (تقارير مالية و قوائم مالية).
وهناك تعريف آخر: بأنه النظام و الذي يشمل مجموعة من النماذج و السجلات و الإجراءات و الوسائل المستخدمة فى تسجيل و تلخيص و معالجة البيانات المالية ذات الصلة من خلال الدائرة المالية للمشاريع لأغراض الرقابة و التقييم و العرض حول المشاريع.
عناصر النظام المحاسبي الجيد
إن كل نظام محاسبي جيد يجب أن يحتوي على العناصر التالية:-(1) المجموعة المستندية Vouchers
وهي المستندات المستخدمة في المشروع حيث تعرف المستندات بأنها وثائق أو مذكرة مكتوبة تترجم الحدث المالي، وهنا تصنف المستندات إلي نوعين:-
- مستندات داخلية: و تلك المستندات و التي تنشأ من داخل المشروع مثل (فاتورة البيع - مستند القبض أو الصرف - مستند القيد).
- مستندات خارجية: و تلك المستندات و التي تنشأ من خارج المشروع مثل (فاتورة الشراء - إشعارات بنكية).
- مصدراً لإعداد القيود و التسجيل فى دفاتر اليومية.
- تقدم كدليل قانوني على صحة العمليات المالية عن أحداث تجارية.
- تدعم الرقابة، كون أن المستند دليل لصحة العملية.
(2) المجموعة الدفترية Accounting Records
الدفاتر و السجلات المحاسبية و هي عبارة عن الدفاتر و التي تسجل بها العمليات المالية تسهيلاً لمتابعة عمليات المشروع، و هذه السجلات قد تكون يدوية، أو محوسبة الكترونياً، و هذه السجلات منها الإلزامية و منها الاختيارية في الإعداد، وتنقسم إلي سجلات من دفاتر مالية "دفتر الأستاذ" أو دفاتر إحصائية مثل دفاتر العقود و أوامر التوريد.
(3) مجموعة التقاريرالإدارية و المالية financial & management reports
و هي مجموعة القوائم الإدارية و المالية وهي التي تمثل الحسابات الختامية من قوائم مالية رئيسية (الميزانية العمومية - الدخل - التدفقات النقدية - التغير فى حقوق الملكية ) التي تعد فى قسم المحاسبة، لتقديمها للإدارة العليا، و إلي أصحاب المشروعات و إلي الجمهور أو جهات ذات الصلة و المستفيدة منها.
(4) مجموعة الإجراءات المحاسبية و التعليمات المحاسبية Accounting Procedures
بشكل عام هي الإجراءات التي تنظم العمل المحاسبي فى المشروع، و عن طريقها يمكن تنظيم العمل و يمكن تلاقي حدوث الأخطاء أو الاختلاسات فى المشاريع.
(5) دليل الحسابات Accounts Guide
و هو قائمة منظمة أو جدول بأسماء و أرقام أو رموز الحسابات المفتوحة فى دفتر الأستاذ يتم إعداده في ضوء خطة معينة لتبويب الحسابات.
(6) نظام القيد Accounting Entry System
و هو أساس عملية التسجيل فى النظام المحاسبي، إما أن يكون التسجيل باستخدام نظرية القيد المفرد أو نظرية القيد المزدوج للإثبات فى الدفاتر، و هذا يعود تبعاً لطبيعة الحدث التجاري و العملية التجارية.
(7) التسهيلات Facilities
مجموعة الآلات و المعدات و الأدوات المستخدمة فى قسم المحاسبة.
(8) العاملين فى المشروع employees in organization
و هم طاقم المحاسبة و التدقيق الداخلي و المكلفون من الإدارة العليا فى تنفيذ الدورة المحاسبية، من تحليل و تسجيل و تصنيف و تلخيص و استعراض النتائج النهائية و توصيلها لذات الصلة، ومتابعة صحة ودقة النظام المحاسبي.
المصدر: كتاب مبادئ المحاسبة المالية - أ/ مي عبد ربه الجرجاوي.
