لائحة مالية وإدارية جاهزة للشركات: دليل شامل مع نماذج قابلة للتنزيل

ما هي اللائحة المالية، وأهميتها فى تنظيم أحكام الشئون المالية و المحاسبية و تهدف هذه اللائحة إلي بيان القواعد الأساسية للنظام المالي و المحاسبي و الذي يراعي أتباعه من قبل كافة العاملين فى الشركة عند القيام بجميع الأنشطة المالية، كما تهدف إلي المحافظة علي أموال وممتلكات الشركة وتنظيم قواعد الصرف و التحصيل و قواعد المراقبة و الضبط الداخلي و سلامة الحسابات المالية.
الخلاصة تقوم الشركة بإعداد اللوائح المالية والتى تحدد المسارات المالية للدورات المستندية المالية والرقابة عليها، كما تقوم الشركة ايضاً بإعداد اللوائح الإدارية والتى تتضمن لائحة شئون العاملين والتى تختص بالتعيين و لائحة الأجور و لائحة بدل السفر ولائحة التحقيق والتأديب و الجزاءات.

دليل إعداد اللائحة المالية للشركة

اللائحة فى النهاية عبارة عن مواد مثلها مثل القوانين الحكومية، كل مجموعة مواد تتناول أحد المسارات المالية و كيفية توزيع المسؤوليات وطرق الرقابة عليها.

الأحكام العامة للائحة المالية

قد تكون أكثر من مادة تتناول الهدف من اللائحة المالية و تعاريف بعض المصطلحات التي قد تستعرض فى المواد و من المسؤول عن اعتماد اللائحة و التعديل عليها.

السياسات المالية والمحاسبية

و هنا تحتاج لتحديد السنة المالية بدايتها و نهايتها، و طريقة التسجيل المحاسبي وفقاً للدليل المحاسبي و تحديد أصحاب صلاحيات اعتماد المستندات حتي يتم تسجيلها و كافة الاجراءات المحاسبية لكافة الحسابات مثل الأصول الثابتة تحديد تسجيل تكلفة الأصل و التفرقة بين الأصول التي رسملتها وتحديد سقف بمبلغ لأعتبار البند أصل ثابت، و كذلك المخزون وتحديد طريقة تقييم المخزون السلعي و العملات الأجنبية أين وجدت بالاضافة الى مسئولية المدير المالي و تحديد الاجراءات المتبعة و وضع الانظمة المالية ( الموازنة و نظام الرقابة الداخلية و النظام المحاسبي المالي و المجموعة الدفترية والدورات المستندية و التقارير المالية الدورية و نظام التكاليف المتبع بالشركة ).

الحسابات والقوائم الختامية والتقارير الدورية

توزيع المهام داخل الادارة المالية و تحديد الوقت اللازم لاقفال الحسابات بعد انتهاء السنة المالية وإعداد موازين المراجعة بواسطة رئيس الحسابات و التنسيق مع مراقب الحسابات و تكوين المخصصات الكافية لمقابلة جميع الالتزامات.

الموازنة التقديرية

تعريف الموازنة و الهدف منها و كيفية تحقيقها و من المسئول بتشكيل اللجنة وتحديد الاعتمادات التي سوف تخصص لكافة الادارات و التصديق عليها بعد أعدادها فى الفترة المحددة باللائحة و تحديد صلاحية المدير المالية فى الانفاق طبقاً لسياسة معينة فى حالة التأخير فى أعداد الموازنة التخطيطية.

الموارد الإيرادية

و هنا يقصد الموارد الايرادية للشركة من عملياتها الجارية أو الناتجة عن ممارستها لانشطة مختلفة نتيجة بيع أصل أو غيره، بالاضافة الى تحديد المسئول عن فتح الحسابات البنكية فى بنك واحد أو أكثر وفقاً لظروف و متابعة الادارة المالية فى أعداد مذكرات التسوية اللازمة ومتابعة المتحصلات النقدية او الشيكات أو وسيلة أخرى للسداد و توريد النقدية الى البنوك لتحقيق عائد أكبر من الضمان توفير السيولة الكافية.

المدفوعات

تحديد ما هي نفقات الشركة و وضع شروط لصحة المدفوعات من مذكرات واعتماد الجهات المسئولة بالشركة و المستندات المؤيدة و تحديد شروط العقود التي سوف يتم إبرامها، و تحديد سياسة سداد النفقات و التنسيق بين مواعيدها و من المسئول عن اعتماد الصرف بين المستويات الادارية و تحديد كافة الاجراءات الرقابية.
- السلفة المستديمة و السلف المؤقتة.
- الخزائن
- خطابات الضمان - التأمينات

المخازن

تحديد اجراءات استلام وتخزين وصرف البضاعة و الرقابة عليها من خلال الجرد والتفتيش الدوري و الفجائي وتحديد سياسة للتعامل مع العجز لأسباب خارجة عن الموظف و السياسة الملائمة للتأمين على المخزون.

المراجعة الداخلية

تحديد مهام إدارة المراجعة الداخلية من التحقق صحة تطبيق سياسات و إجراءات العمل و الرقابة المعتمدة و وضع برنامج للمراجعة لجميع نشاطات الشركة بجدول زمني و إعداد التقارير اللازمة للإدارة عن نتائج هذة الأعمال.

مراقب الحسابات

بالاضافة الى موجود إدارة داخلية للمراجعة يتم تعيين محاسب قانوني مرخص له بالعمل فى الدولة التي بها الشركة لفحص حسابات الشركة و أجراء فحص محدود و مراجعة الحسابات الختامية وفقاً للمعايير المعمول بها بالدولة لتقديم التقارير اللازمة عن سير العمل ومن خلال الاطلاع على جميع الدفاتر و السجلات و المستندات و الايضاحات التي ضرورة الحصول عليها لأداء مهمته لاكتشاف أية مخالفة خطيرة أو أختلاس و التحقق من أصول الشركة و التزاماتها.